Chinh phục nhà tuyển dụng bằng email

Ngày nay với sự phát triển đến chóng mặt của internet thì việc tạo email không còn xa lạ với mỗi người. Sử dụng email là cả một nghệ thuật, đặc biệt là khi đi xin việc. Có chinh phục được nhà tuyển dụng hay không trước hết còn phải xem mail của bạn được viết như thế nào.

Email xin việc giống như vòng sơ tuyển. Có khi nào bạn đưa ra thắc mắc tại sao khi xin việc bạn bè nhận được nhiều cuộc phỏng vấn mà mình thì không chưa? Tại sao mình giỏi, có khả năng thì không được nhận trong khi nhiều người kém thua mình lại dễ dàng có được một công việc? Nếu vậy, hãy xem xét lại cách viết mail của mình khi liên tục bị “loại khỏi vòng gửi xe”.

Địa chỉ mail nghiêm túc

Khi đăng ký email, hãy thể hiện mình là người chuyên nghiệp thông qua cách đặt tên. Các nhà tuyển dụng họ sẽ không có ấn tượng đối với những người không đặt tên thật mà đặt những tên kiểu nhí nhảnh, cá tính sau: Meocon@yahoo.com, hoahongdo@gmail.com,… Nếu mail của bạn đang có tên như vậy thì ngay lập tức hay chuyển qua dùng tên thật của mình.

Nếu bạn vừa tốt nghiệp một trường đại học nào đó xong, bạn sử dụng mail có tên trường của bạn sẽ khiến nhà tuyển dụng ấn tượng với bạn hơn nhiều. Ví dụ bạn đang xin việc ngành luật, mail của bạn là anh.luathanoi@gmail.com chắc chắn sẽ gây chú ý hơn nhiều, vì bạn được đào tạo từ trường danh tiếng ra. Nhưng tuyệt vời hơn hết là bạn dùng địa chỉ miền của trường bạn để đăng ký mail cho mình. Ví dụ abc@hlu.edu.vn nghe có vẻ chuyên nghiệp hơn có phải không?

Giờ thì bạn biết lý do tại sao bạn xuất sắc lại không được gọi phỏng vấn rồi chứ? Do nhà tuyển dụng không đọc thư của bạn chứ không phải bạn không đáp ứng được yêu cầu của họ.

Thêm thông tin ở chữ ký cuối thư

Một việc làm tưởng như nhỏ nhặt vậy thôi nhưng cũng khiến cho nhà tuyển dụng đánh giá vào ứng xử văn hóa của bạn đấy. Hiện nay tất cả các dịch vụ email đều cho phép người dùng thực hiện việc này. Khi bạn điền đầy đủ thông tin sẽ khiến các nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với  bạn hơn thay vì phải xem hồ sơ của bạn mới thấy được. Và họ dễ dàng bỏ qua tên bạn chỉ vì sự hơi bất tiện này.

Với thông tin đầy đủ ở dưới, nếu hồ sơ của bạn được chuyển đi các phòng ban họ cũng dễ dàng để liên lạc với bạn. Hoặc bất kỳ ai có nhu cầu họ cũng nhìn ngay thấy thông tin để kết nối tới bạn. Đừng bao giờ bỏ lỡ một cơ hội nào chỉ vì thiếu một thao tác hết sức nhỏ nhặt này bạn nhé.

Và đừng quên dành những lời ngọt ngào, dễ thương như “Cảm ơn”, “Chúc một ngày tốt lành”,… sau thư để có thiện cảm với người đọc để thể hiện mình là một người có văn hóa.

Tiêu đề mail

Hãy viết ngắn gọn nhất có thể. Ví dụ bạn đang xin việc cho vị trí kế toán, hãy viết “Ứng tuyển vị trí kế toán” chứ đừng thêm bất cứ thông tin nào dài dòng, làm loãng vấn đề.

Khi viết tiêu đề nên viết không dấu bạn biết vì sao không? Vì viết có dấu thường xảy ra lỗi khi trình duyệt email. Đừng để những điều đáng tiếc xảy ra chỉ vì một chút chuyện nhỏ nhặt này.

Chú ý cách trình bày

Khi viết mail tuyệt đối không được viết hoa vì sẽ gây khó đọc và khiến người khác nghĩ rằng bạn đang khó chịu hoặc kiêu ngạo. Không sử dụng nhiều font chữ, sử dụng cỡ chữ không quá to cũng không được quá nhỏ. Nên in đậm, in nghiêng, tô màu khi muốn nhấn mạnh, tránh sử dụng bừa bãi. Trình bày một bản email đúng chuẩn, đúng văn phong, câu chữ mạch lạc để tạo cảm giác thoải mái cho nhà tuyển dụng.

Nếu cách trình bày của bạn không tốt, viết sai chính tả nhiều sẽ khiến nhà tuyển dụng nghĩ rằng bạn là một người cẩu thả. Liệu có ai muốn nhận một người không chuyên nghiệp, cẩu thả về làm việc với công ty không?

Không nên trình bày tiếng anh tùy tiện để thể hiện khả năng anh ngữ của mình. Nếu bạn giỏi và công ty cần thì hãy trình bày email toàn bộ bằng tiếng anh, bằng không hãy sử dụng tiếng Việt một cách đúng chuẩn nhất.

Không nên viết tắt, vì viết tắt thư của bạn sẽ được chuyển vào mục rác.

Không sử dụng biểu tượng cảm xúc

Bạn phải thể hiện mình là con người chuyên nghiệp có thể thích nghi với môi trường chuyên nghiệp. Việc sử dụng nhưng biểu tượng cảm xúc chỉ dành cho những mối quan hệ thân thiết. Trong công việc có xen cảm xúc nghĩa là bạn không thật sự nghiêm túc.

Các file đính kèm phải hoàn thiện

Việc bạn gửi file đính kèm như CV, các chứng chỉ, văn bằng… thì bạn phải hoàn thiện đủ file mới gửi kèm. Thêm việc đặt tên file cũng cần chú ý rõ ràng. Không viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file. Ví dụ tên file: CV_ung_tuyen_bien_dich để NTD dễ dàng thấy rõ.

Kiểm tra kỹ trước khi gửi

Dù bạn là người cẩn thận biết bao nhiêu thì khi viết mail chắc chắn vẫn có sai sót xảy ra. Để đảm bảo độ hoàn hảo của mail khi gửi đi, chinh phục nhà tuyển dụng chỉ qua một cái liếc mắt thì mail phải được đọc đi đọc lại nhiều lần. Để nhà tuyển dụng thấy rằng bạn có sự đầu tư, và bạn thực sự nghiêm túc trong công việc.

Cuộc sống ngày một hiện đại đòi hỏi những thao tác trên nó cũng hết sức nhanh chóng. Nếu bạn không nắm bắt được xu hướng đó bạn sẽ bị “đào thải”. Nếu bạn nắm bắt được nhưng không biết cách sử dụng bạn cũng sẽ bị loại. Hãy tập thích nghi với sự hiện đại qua cách viết và gửi mail, đặc biệt là khi đi xin việc.