Sự khởi đầu chuyên nghiệp Nhật là quốc gia rất coi trọng văn hóa khi gửi và nhận mail. Muốn hợp tác với Nhật điều đầu tiên bạn phải “lấy lòng” họ được từ những email, sau đó mới tính đến chuyện khác.
Nhật Bản là quốc gia hùng mạnh, nên việc hợp tác với Nhật là một cơ hội phát triển rất lớn. Nắm bắt được điều đó tất cả các công ty đều đẩy mạnh việc ký kết hợp tác với họ. Tuy nhiên, có hợp tác được hay không còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó quan trọng phải kể đến văn hóa khi gửi mail.
Tên mail quyết định họ có đọc hay không
Nếu bạn gửi mail từ một mail có địa chỉ gmail.com hay yahoo.com chắc chắn sẽ ít có ai đọc nó, thậm chí nó đã bị lọc thành spam lúc nào mà không ai hay. Chính vì vậy sử dụng email doanh nghiệp với tên miền của công ty trước hết sẽ tránh được spam và sau cũng là tăng độ uy tín cho đối tác.
Là những người kinh doanh lớn, người Nhật họ không có nhiều thời gian để đọc những mail mà họ cho rằng không có gì nổi bật. Nếu để tên công ty làm địa chỉ mail, người Nhật sẽ nhìn thấy và đánh giá được đây là một công ty tầm cỡ và họ sẽ xem mail xem có thể hợp tác được hay không.
Giới thiệu công ty
Khi giới thiệu về công ty, trên trang web nhất định phải có đầy đủ những thông tin sau: Tên công ty, tiền vốn, địa chỉ, tên thành viên ban lãnh đạo công ty, ngày thành lập, nội dung kinh doanh.
Vì là lần đầu giao dịch nên người Nhật có khuynh hướng tìm hiểu rất kỹ về công ty đối tác. Nếu họ cảm thấy không có gì ấn tượng họ sẽ không hợp tác. Vì vậy, hãy đăng đầy đủ thông tin nhất có thể để họ có thể nắm bắt được tình hình công ty bạn như thế nào.
Đặc biệt là đăng tải lý lịch của giám đốc, các ban lãnh đạo thật ngắn gọn nhưng đầy đủ để họ có cảm giác an tâm khi hợp tác.
Khi có hồi âm, hãy trả lời mail trong vòng 2 ngày
Các công ty Nhật cho rằng trả lời mail càng nhanh thì càng chứng tỏ công ty đối tác coi trọng việc giao dịch đối với công ty mình. Còn trong trường hợp muốn tìm kiểu kỹ càng trước khi trả lời thì cũng nên viết mail như sau: “Sau khi tìm hiểu kĩ thông tin sẽ xin được trả lời!”. Để họ thấy rằng bạn chuyên nghiệp và coi trọng họ.
Có người thông dịch giỏi
Đây có lẽ là vấn đề quan trọng của cả mình và cả đối tác. Nếu thông dịch viên dịch sai ý sẽ khiến cho mối quan hệ hợp tác này không thể thành công. Hầu hết những rắc rối phát sinh khi cộng tác, qua lại với người Nhật đều có thể ngăn ngừa được dựa vào năng lực của người thông dịch. Việt Nam cũng vậy mà Nhật Bản cũng vậy, với những từ ngữ chuyên môn trong giới doanh nghiệp hoặc những dụng ngữ chỉ dùng trong kinh doanh, những kinh nghiệm riêng cá nhân, kinh nghiệm kinh doanh của người thông dịch viên là cực kỳ cần thiết.
Tuyệt đối coi trọng thời gian
Các công ty Nhật đặc biệt khắt khe trong vấn đề thời gian, trường hợp phát sinh ra việc thời hạn giao hàng bị chậm trễ thì khả năng được các công ty Nhật đặt hàng lần sau là giảm xuống thấp nhất.
Với trường hợp không thể giữ đúng hẹn, ngay từ đầu hãy chọn ngày tiếp theo của hạn định để có thời gian thoải mái hơn.
Không chỉ là hợp tác với Nhật, mà với bất cứ ai, của quốc gia nào việc tuân thủ những điều trên đều giúp mối quan hệ được lâu dài hơn. Ngày nay mọi hoạt động gần như được diễn ra ở trên mail, nếu không có những thủ thuật mail đơn giản bạn sẽ phải đi sau thời đại rất nhiều, công ty bạn có thể sẽ phải “chết” thật thảm thương.
