Ngày nay, email tên miền riêng là một trong những khái niệm rất được quan tâm trong các lĩnh vực hoạt động kinh doanh. Người ta nói rằng, khi một doanh nghiệp sử dụng hệ thống email tên miền riêng nghĩa là họ đã nhận thức được tầm quan trọng của việc gây dựng niềm tin và sự chuyên nghiệp khi giao dịch với khách hàng và đối tác. Đó được xem là khởi đầu cho mọi thành công, tạo nên một vị thế vững chắc của doanh nghiệp trên thị trường, khiến người ta nghĩ ngay tới thương hiệu ngay khi nhìn thấy một địa chỉ email đơn giản.

Vậy email tên miền riêng là gì?

Email tên miền riêng là hình thức email sử dụng đuôi là tên miền mà công ty đang sở hữu. Như vậy, loại email này sẽ có cấu trúc cơ bản như:

marketing@tencongty.com

sale@tencongty.com

hr@tencongty.com

Với email tên miền riêng, công ty sẽ có một hệ thống quản lý tập trung các email nhân viên đồng thời có thể phân bổ email cho các phòng ban nhằm tạo sự thống nhất và dễ dàng trong giao dịch.

Có bao nhiêu loại email tên miền riêng?

Hiện nay, email tên miền riêng được chia thành hai hình thức riêng biệt:

– Email tên miền riêng được cung cấp miễn phí khi sử dụng web hosting từ các nhà cung cấp hosting. Hình thức email này có lượng user khá hạn chế đồng thời không được hỗ trợ đầy đủ các tiện ích cũng như độ tin cậy không cao nên email dễ bị rơi vào spam.

– Email tên miền riêng được cung cấp trên một hoặc nhiều server riêng (email server), có sự hỗ trợ của các phần mềm chuyên nghiệp. Đây là hình thức email được tích hợp sẵn các chương trình quản lý, mang lại sự uy tín và có khả năng vượt qua các bộ lọc spam lên tới 98%.

Làm thế nào để tạo email tên miền riêng?

Như phân tích ở trên, hai loại email tên miền riêng sẽ có cách tạo khác nhau.

– Email miễn phí: Trước đây bạn có thể dễ dàng tạo lập được một email tên miền riêng miễn phí thông qua các dịch vụ của Google. Tuy nhiên, kể từ năm 2013, Google ngừng cung cấp dịch vụ miễn phí này nhưng các tài khoản đã tạo lập trước đó vẫn được hưởng chính sách như cũ.

Bên cạnh đó, nhiều đơn vị cung cấp đã thu thập được khá nhiều tài khoản email tên miền riêng miễn phí trước khi Google ngừng cho tạo tài khoản mới và họ đã sử dụng những địa chỉ này cung cấp lại cho người dùng với mức giá rẻ hơn rất nhiều.

– Email tên miền riêng được cung cấp trên server: Đầu tiên, bạn phải chọn được một đơn vị cung cấp dịch vụ email tên miền riêng uy tín. Sau khi đăng ký thuê dịch vụ email từ đơn vị đó, họ sẽ hỗ trợ bạn thiết lập một hệ thống email riêng cho doanh nghiệp trong đó các máy trạm sẽ được kết nối với một máy chủ duy nhất và nhiệm vụ của máy chủ này là quản lý toàn bộ các email trong công ty cũng như những hoạt động xảy ra với email đó.

Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng email tên miền riêng?

– Đầu tiên chúng ta nói về trường hợp doanh nghiệp sử dụng các email cá nhân miễn phí từ các dịch vụ đăng ký mail miễn phí khi đó địa chỉ email của bạn không có gì khác biệt, và nó mang tính cá nhân, điều đó khiến khách hàng và đối tác không tin tưởng, thậm chí họ sẵn sàng đánh dấu email Spam trong trường hợp họ nhận được quá nhiều thư điện tử từ cùng địa chỉ email đó.

Không những vậy, các email này rất dễ dàng đăng ký, vì thế trường hợp giả mạo email rất dễ xảy ra, và đó cũng một lý do khiến khách hàng không đặt niềm tin vào bạn. Tồi tệ hơn, các đối thủ có thể giả mạo địa chỉ email của bạn và trao đổi những thông tin gây bất lợi.

– Trường hợp thứ hai mà chúng ta nói đến là việc sử dụng email tên miễn phí từ Google. Như chúng tôi đã từng đề cập ở bài viết “Những rủi ro khi sử dụng email của Google”, bạn sẽ thấy được những nguy cơ tiềm ẩn nếu bạn đang sử dụng một email như thế.

Vậy nên, biện pháp tốt nhất mà các nhà quản trị doanh nghiệp nên sử dụng là lựa chọn một hệ thống email tên miền riêng từ một nhà cung cấp có uy tín.

Hãy cùng tìm hiểu những lợi ích mà email tên miền riêng được cung cấp trên các hệ thống server mang lại cho doanh nghiệp:

– Tạo nên hình ảnh một thương hiệu uy tín và chuyên nghiệp: Một địa chỉ email có đuôi là tên miền website mà bạn đang sử dụng là một cách gây ấn tượng với người dùng, tạo cho họ niềm tin bởi họ có cơ sở để xác nhận email đó đến từ đâu và mang lại giá trị như thế nào.

– Dễ dàng quản lý: Có lẽ bạn cũng biết về email tên miền riêng là cách để quản lý tập trung các địa chỉ email của nhân viên giúp kiểm soát các thông tin nội bộ và hạn chế tối đa trường hợp có ai đó giả mạo email của nhân viên để làm việc với khách hàng.

Hơn nữa, bạn có thể dễ dàng điều chỉnh các địa chỉ email của nhân viên khi có sự thay đổi về nhân sự, đồng thời có thể chuyển tiếp email ở bất cứ vị trí nào cho người vừa được bổ nhiệm, giúp họ nắm rõ các thông tin và các tài liệu liên quan.

– Hạn chế tình trạng email bị rơi vào spam: Việc sử dụng email tên miền riêng, đặc biệt là những hệ thống email được cung cấp từ các dịch vụ có uy tín sẽ có độ tin cậy cao hơn, vì vậy phần lớn chúng đều được các bộ lọc đánh giá là hợp pháp. Đó là lý do mà bạn có thể gửi thư với số lượng nhiều hơn cũng như lượng thư vào inbox cao hơn.

– Hỗ trợ nhiều tính năng: Không như các hệ thống miễn phí, email tên miền riêng được đính kèm rất nhiều tính năng giúp bạn quản lý hệ thống dễ dàng hơn, có thể duyệt mail mọi lúc mọi nơi, duyệt mail trên mọi thiết bị thậm chí có thể lên lịch công việc của các phòng ban thông qua email.

– Tiết kiệm chi phí: Bạn sẽ hiểu rõ hơn về những tổn thất của doanh nghiệp khi sử dụng email miễn phí nếu bạn tham khảo bài viết “Chi phí thực của email miễn phí đối với doanh nghiệp”. Vậy nên, việc làm đúng ngay từ đầu dường như phù hợp với trường hợp công ty bạn sử dụng email tên miền riêng, khi đó, bạn sẽ loại bỏ được các mối nguy hại tiềm ẩn và không tốn thêm các chi phí để khắc phục các hệ quả do bí mật kinh doanh bị ro rỉ.

Có thể thấy rằng, email tên miền riêng là một giải pháp quản lý hiệu quả cho các doanh nghiệp. Đó được coi là nền tảng cho sự thành công của mỗi công ty trong thời kỳ cạnh tranh khốc liệt như hiện nay.

Tham khảo thêm
>> Bảng giá Email Hosting
>> Bảng giá Email Server
>> Bảng giá Email Marketing